討厭的事甘心做 -會議記錄之那些轉大人的二三事

從小到大, 我其實是一個很討厭做會議記錄的人。因為覺得這樣我就不能在會議中專心做自己的事(咦?),也不能放空(咦?),還要去認真聽別人說可能跟我自己無關的事(咦?)。

基於以上偷懶的價值觀,從學生時代的社團開始,到後來出社會工作,除非被指派要做會議記錄,不然我自己是絕不可能接下這討厭事。(錯誤示範小朋友不要學)😆😆😆

但!就是這個 BUT 又來了!

過去幾個月因為疫情,為了有更好的訊息溝通,公司開始每週跨部門線上會議。前幾週有時候開完會,有種「所以到底今天會議重點是什麼?」,或者有時候「感覺」相同的事講好幾週,但都是憑印象。加上有些事情需要 follow up ,但好像會議結束後也不了了之。

種種的模糊原因加上最後一根稻草,就是我的記性很差,原本用筆記本手寫重點的我,每次會議有些閒聊或題外話,聊得很開心,可是都忘了重點是啥,後來我改用電腦記錄,就比較有些架構。

某一次整理完之後,覺得自己的電子筆記頗有樣子,心想也許有人也跟我一樣記性差,就分享給與會同事跟老闆。第一次收到這樣的會議紀錄,大家都很感謝,接下來幾週,我也繼續記錄,會議結束後除非有其他急事,不然通常架構調整一下,句子寫完整,我在十到二十分鐘之內就可以發出去了,之後同事或老闆有時會補充或澄清一下(註)。

今天老闆突然想到,去看了我上週發的會議記錄,驚訝我怎麼都記得或者可以完整記下討論內容,我說我記性不好手寫也不快,在會議中就開始用電腦打字記錄,老闆驚訝表示他完全沒發現我在打字。

ㄎㄎ~人在江湖跑,沒有幾招小撇步,怎麼混口飯吃勒 (菸)😆

後來發現,認真做會議紀錄,自己其實受惠不少:

👉了解公司業務:

以公司資歷,我還是隻菜鳥,意外發現作筆記可以讓自己更快速了解公司業務。好比公司內的專有名詞,以前可能會覺得反正與我無關,聽不懂就混過也沒關係,但為了做紀錄又不影響會議流程,如果專有名詞被提到三次以上,我就會發問,幾次意外發現其實跟我其他事務也有關。

👉多發言(刷存在感?):

為了做紀錄,也逼得我多發言去釐清討論主題的來龍去脈,主題是什麼?相關人事時地物是啥?目標是什麼?下一步是什麼?結論是什麼?有時候像個會議主持人,除了訓練自己的傾聽能力,也用問句去把會議主題拉回。

👉建立問責制(accountability):

讓故事開始有問責制,開會不是來開趴,白紙黑字都在會議紀錄講清楚寫明白,明明都說這禮拜進度應該到哪,今天才在推卸責任,到底誰該負責?有了這樣的記錄,擺爛的傢伙可能就沒辦法說,當時沒說清楚或誤會一場了。ㄎㄎ

👉小小的建立個人品牌(Personal branding):

在這個即便賣雞排都講求差異化的年代,隨便一個小動作都會讓別人對你印象改變。做會議記錄除了會讓人覺得你是個條理分明的專業戶,也不會亂去呼嚨你,省了一些麻煩事也不賴。

另外,雖然我的英文寫作能力在之前某個工作三不五時要寫報告,已經進步神速,但我覺得做會議紀錄這化繁為簡的過程,也可以幫助新鮮人學習如何用更精簡的文字去表達重點,蠻好的學習過程,大家參考看看嚕。

總之,時代在變,人也在變,以前討厭的事,沒想到現在卻甘心做,我想這就是所謂的成熟吧!(自己說😜

(註)每次工作郵件或報告如果有人指正時,我其實都很感謝,因為那代表有人看。就像部落格如果資訊有誤,有人指正我也會開心修改,因為文章有人讀。記得國中時每周要交週記,裡面有一欄「一周大事」,身為欠揍的國中生,當時寫這覺得很煩,又很懷疑老師到底有沒有在看,於是我記得我把當時日本首相「橋本龍太郎」名字刻意改成「橋本豬大郎」🐷🐷,結果老師還真的沒看到,只改個紅色大勾勾,害我好惆悵(欠揍國中生無誤)。😆

[圖文不符]最近畢業季,荷蘭街道上常看到像這樣掛著國旗與書包的畫面,代表家裡有人(考試通過)畢業了👨‍🎓👩‍🎓🍺🍾!荷蘭這國家從街道外面看似安靜,但其實都在這小細節裡,高調的慶祝人生大小事,我覺得很可愛。🥰🥰

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