菜鳥成長密技 How to Grow As a Junior

最近因為新系統 SAP上線,我前兩周難得有幾天晚上居然自動加班,就怕隔天又要處理突如其來狗屁倒灶的鳥事,我沒辦法專心做正事。

因為新舊系統轉換,我本來要做的事就變得更繁雜了,但我其實一直對 SAP 抱持正面態度,我以前公司用過,也聽過不少人抱怨,但我還是很喜歡它整個 User-friendly 的介面跟資料統整能力。倒是其他以前沒用過的同事抱怨 SAP有多難多複雜,我都忍不住 OS:

「到底是系統難用,還是你不會用?」

但這句話太機車😆,我都會轉換成:

「這套系統會這樣設計一定有它的用意在,可以試著去了解這個資料對其他功能的連結。」

如果同事因為系統不會用來問我怎麼用,我很樂意分享我知道的,但如果在還沒釐清問題就先怪系統,我會忍不住馬上歸巴豆火。

我有一個同事A,他是荷蘭碩士畢業工作經驗約兩年多的歐洲人,工作態度積極還不錯,但常常英文郵件大小寫不分,或者英文拼字常有誤,這些真的說起來都是小事,我有點懶得念他,但每次讀他的訊息或郵件,我都要特別花幾秒鐘去釐清他想說甚麼?

幾次下來,我發現大小寫不分,或者拼錯字不是偶然,我有幾次連線討論事情的時候,順便提醒他打字常錯誤這件事,但他總是說 “ I was in a hurry.” (我趕時間)

老實說,每次聽到對方以「趕時間」為犯錯理由,我都忍不住(在心裡)翻白眼。因為就像去上廁所,再怎麼趕時間,你一定會記得擦屁股是吧(而且到底是有多趕時間阿?😏)。

剛開始我隨便他,但後來發現這樣的態度不是只有在打郵件跟訊息,而是他常常連數字都打錯。好幾次我發現數字有誤,但我不直接說哪裡錯,只要他再確認數字一次,但他還是不知道怎麼了,網路連線要我幫他除錯的過程,他常常第一件事就是怪系統難用,有一次我真的受不了,反問他:

「資料是你準備的,系統數字是你打進去的,如果兩者不一致,到底是哪裡錯了?」

他才終於弱弱地說了:「是我錯了 It’s me.」

又後來我語重心長地重提常打錯字的問題跟他說:「這些說起來都是小事,但從這些小事,也就可以看出你是否專業。」

一個夠專業的人,是不會容許自己因為「趕時間」而送出錯字連篇的英文郵件,也不需要別人來幫他找出 low-level mistakes(低階錯誤)。

總之,我真心奉勸大家,不管工作上或人生上,有發生錯誤,真的不要第一時間就是怪天怪地怪別人,不然十年後你可能還在原地踏步,尤其如果你想繼續在財務職涯前進(雖然我真心覺得各行各業都一樣)。因為你在怪別人的同時,其他人早就在除錯過程中學會如何發現自己的錯誤,並修正且前進。

此外,當你有能力發現自己的錯誤,很快的,你也學會每個過程中重要的 Checking point ,重點都有把握到了,你也就會發展出自己的 SOP。錯誤少了,你就不需要花更多時間回頭去擦屁股,可以把多出來的時間做更有價值的工作與學習,這絕對是一個人從菜鳥跳躍成長的密技。因為一個連自己錯誤都無法輕易發現的人,將來怎麼去 Review 別人的工作內容呢?

Btw, 以前在稽核時,我常常把書上理論跟現實體驗跟客戶分享:「流程發生錯誤當下,修正的成本是最低的,越晚發現錯誤,要修補的成本就越高!」

以最近疫情很夯的外送餐點來說,客戶訂了三個漢堡,但員工如果當下可能透過掃描機或人工清點,發現廚房只給兩個,立馬在外送員領走之前,趕緊補齊就沒事了。但是!如果因為趕時間而少了這個步驟,客人收到餐點後發現少了一個漢堡,客服要處理抱怨,也許退款,也許再外送一個,商譽還不算,這些後續成本都絕對都已經比當下發現的處理成本要多得多。

就醬,週一開工前的碎碎念,老實說最近雖然比較忙,但忙得很有活力,工作還是需要有些挑戰性比較好玩呀~😆

#魔鬼都在細節中

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